Ergebnisse der Phase „Bestandsaufnahme“
In der Projektphase „Bestandsaufnahme“ wurden alle Prozesse des Studierendenlebenszyklus mit den Schwerpunkten Bewerbung und Zulassung, Studiengangsmanagement, Studierendenverwaltung, Prüfungsmanagement, Verwaltungsmanagement und Alumnimanagement sowie die Hochschulstrukturen mit den jeweiligen Verantwortlichkeiten dargestellt und in der Datenbank der Software ADONIS® aufgenommen. In die Betrachtungen wurden alle Einrichtungen der Zentralverwaltungen, zentralen Einrichtungen (u.a. Rechenzentren, Bibliotheken, Hochschulsport) sowie die Fakultäten (MLU) bzw. Fachbereiche (HoMe, Burg) einbezogen. Die aufgenommenen Prozesse wurden mit dem Stammpersonal der Hochschulen systematisch abgestimmt und analysiert. In den erhobenen Prozessen und Prozessschritten wurden alle benötigten Informationen, wie Dokumente, IT-Systeme, Verantwortliche und Betreuer/innen sowie detaillierte Beschreibungen hinterlegt.
Die aufgenommene Arbeitsabläufe sollen für alle drei Hochschultypen im Hinblick auf einheitliche Referenzprozesse analysiert und auf ihre Umsetzung und Umsetzbarkeit in einem ganzheitlichen Verbund aus IT-Systemen untersucht werden. Für die strukturierte Darstellung der erhobenen Informationen wurden die folgenden Modelltypen erstellt:
- Prozesslandkarte (Navigationshilfe für die Prozesslandschaft),
- Prozessmodell (Beschreibung der Arbeitsabläufe),
- Arbeitsumgebungsmodell (Abbildung der Aufbauorganisation),
- Dokumentenmodell (Überblick über verwendete Dokumente) sowie
- IT-Systemmodell (Überblick über bestehende IT-Systeme und deren Schnittstellen).
Die Aufnahme und Darstellung der Prozesse an den drei beteiligten Hochschulen wurden in regelmäßigen Abständen in Workshops und Feedbackgesprächen abgestimmt sowie die Art der potenziellen Verbesserungsmöglichkeiten diskutiert und dokumentiert.
Im Rahmen des Projekts hat das Projektteam zusätzlich die verschiedenen Organigramme der Hochschulen erstellt, die als Arbeitsumgebungen und zur Darstellung der jeweiligen Rollen im Projekt sowie für die Prozesse benötigt werden.
Es wurde zudem eine umfassende Dokumentation mit hochschulspezifischen Ergebnissen der Bestandsaufnahme erstellt. Diese enthält Informationen über den Projektverlauf, eine Zusammenstellung aller erstellten Modelle sowie Vorschläge zur Verbesserung der Arbeitsabläufe. Mit dieser Dokumentation wird sichergestellt, dass die Ergebnisse dieses Projekts auch zukünftig genutzt werden können.