Einsatz des Informationsmanagementsystems im ProDig@Students
Digitalisierung von Verwaltungsprozessen
Seit November 2019 erhält der Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik im Rahmen des Projekts ProDig@Students als erster Pilot eine feste Anbindung an das Informationsmanagementsystem der MLU (IMS). ProDig@Students ist am Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik, insb. Betriebliches Informationsmanagement von Prof. Dr. Stefan Sackmann, angesiedelt und befasst sich mit der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen im wirtschaftswissenschaftlichen Prüfungsamt, einschließlich der Implementierung entsprechender Werkzeuge und dem Aufbau einer IT-Infrastruktur.
Eine Kerntechnologie des Projekts ist das Workflow Management System Camunda. Es wird eingesetzt, um die grafische Modellierung von Prozessen und deren Ausführung sowie die Anbindung von externen IT Diensten zu ermöglichen. Zunächst wurde prototypisch ein web-basiertes Werkzeug entwickelt, welches in einer einfachen tabellarischen Darstellung die laufenden Prozessinstanzen anzeigt (Abbildung 1). Dieses Tool wurde vom wirtschaftswissenschaftlichen Prüfungsamt positiv angenommen. Jedoch war der Entwicklungsaufwand sehr hoch: trotz des schlichten Äußeren mussten komplexe Anfragen an die Camunda-Datenbank gestellt werden, um die korrekten Informationen zu erhalten. Der Prototyp war zwar funktional, skalierte jedoch bei Prozessveränderungen und der Ergänzung um weitere, neue Prozesse nicht ausreichend. Als alternative Lösung kam daher das an der Stabsstelle für Hochschulplanung und Informationsmanagement eingeführte IMS zum Einsatz. Die Anbindung von ProDig@Students an das IMS umfasst zum einen die Nutzung der personellen Ressourcen und IT-Infrastruktur der Stabsstelle für die Verknüpfung von Camunda mit dem IMS, d.h. im Detail die Einrichtung des ETL-Prozesses: Extraktion von Daten via http-API, die Transformation in ein neues Datenschema und das Laden in das zugrundeliegende IMS-Data-Warehouse. Zum anderen wurde im IMS seitens der Stabsstelle ein eigenständiges Berichtsmodul für die Verwaltungsprozesse im zugehörigen Prüfungsamt implementiert. Es liefert eine feingranular skalierbare Informationsgrundlage zur Echtzeitsteuerung der Verteilung von Abschlussarbeiten und ermöglicht dadurch bspw. die rechtzeitige Identifikation möglicher Verwerfungen.
Die bisherigen Erfahrungen zeigen, dass das IMS die Erstellung von Berichten zum einen in deutlich höherer Geschwindigkeit mit einem geringeren Maß an notwendiger, technischer Expertise ermöglicht. Zum anderen skaliert der Erstellungs- und Veränderungsprozess bei neuen Prozessen und Prozessveränderungen wesentlich besser. Damit kann das Problem der Daten-Auswertung für Prozesse in einer nachhaltigen Weise adressiert werden. Die prototypisch als Website umgesetzte Prozessinstanz-Übersicht in Abbildung 1 konnte innerhalb kürzester Zeit im IMS nachgebildet werden (Abbildung 2). Gleichzeitig bietet das IMS einen großen Funktionsumfang von Auswertungsfunktionen, welche weitere Visualisierungen, über tabellarische Ansichten hinaus, ermöglichen.
Eine Auswertung via IMS ist sowohl in Echtzeit als auch on-demand möglich. Dadurch wird eine erheblich feingranularere Informationslage geschaffen, welche auch zur Echtzeit-Steuerung der Abschlussarbeiten-Verteilung genutzt werden kann. Ebenso können die betrachteten Zeiträume beliebig gewählt werden, sodass temporäre Verwerfungen bei den Verteilungen, bspw. Stoßzeiten, tag-, monats-, quartals- oder semester-genau identifiziert werden können. Ferner ist die Datenermittlung über die Anbindung an das Workflow Management System Camunda automatisiert, sodass Fehlerquellen minimiert werden. Fortführend bietet die datenschutzkonforme Verknüpfung von ProDig@Students mit dem IMS Data Warehouse einen modular skalierbaren Zugang zu den projektrelevanten Daten. Dies ermöglicht es, künftig weitere Datenauswertungen für ProDig@Students zu erstellen.
Abbildung 1: Prototyp einer Prozessinstanz-Übersicht für den Abschlussarbeiten-Prozess. Aus datenschutzrechtlichen Gründen teilweise zensiert.
Abbildung 2: IMS-Bericht für den Abschlussarbeiten-Prozess. Aus datenschutzrechtlichen Gründen teilweise zensiert.